宴会を開くまでに一番大変な日程調整…どうすればスムーズになる？

宴会の幹事になってしまったら、一番大変なのが、日程調整かもしれません。
参加者全員の都合やスケジュールを考慮しながら、ベストな日程を組まなければならないと思うと、意外と面倒で、骨の折れる“仕事”になってしまいます。どうすれば、スムーズに日程調整ができるでしょうか？

まずは、候補日をある程度、自分で決めてしまうことです。
最初から全員のスケジュールを照らし合わせていると、遅々として一向に進まなくなってしまいます。
最初に、アバウトに皆の予定を聞いた上で、“主役（誕生日など主役がいる場合）が参加できる日”と“自分が参加できる日”の重なる日を候補日としましょう。
また、候補日の数は、3～4個ぐらいに絞ることが肝心です。あまり候補日を多くしすぎると、分散してしまってまとまらなくなります。
参加者がスケジュール確認のしやすい3～4候補を上げるとよいでしょう。

ところで、予定というものは、時間の経過と共に埋まっていくため、迅速に候補日を絞り、迅速に全員に伝えることも大切です。そして、正式な日程が決まれば、素早く全員に告げましょう。決まったのかどうか、わからない状態が続くと、参加者も落ち着かず、他の予定も立てにくくなってしまいます。
中には、参加できるかどうか、すぐに返事できない「保留中」という人も出て来るかもしれません。そういった人には、いつまでに返事がもらえるかを聞き出し、締め切り日を設定しておくと良いでしょう。

なお、日程調整に比べれば、お店探しはそんなに大変なことではありません。
そこは幹事の特権として、自分の判断で決めてOKです。
むしろ、お店選びは楽しんでできるかもしれません。ただし、皆が喜ぶかどうかを優先しながら、選定することが大切です。